كيف تمنع تضارب المواعيد لما الحجوزات بتيجي من الواتساب والتلفون والمحل؟

من وين بيجي التضارب؟

نادراً ما يكون السبب إهمال. غالباً واحد من هدول:

• أكتر من مكان للمواعيد. دفتر على الكاونتر، وتلفون الموظف، وواتساب صاحب المحل. كل واحد فيهم «صح» لحاله.
• «خلّيني أشوف وبرجعلك». الموظف بيوعد الزبون بموعد، وقبل ما يكتبه، حدا تاني بياخده.
• اتنين بيكتبوا بنفس الوقت. الموظف على التلفون، وزميله على الواتساب، والاتنين شايفين الساعة 5 فاضية.
• مدد بالتقدير. الخدمة بتاخد ساعة، بس مكتوبة نص ساعة، فالموعد اللي بعدها بيصير فوق اللي قبلها.

القاعدة الأولى: تقويم واحد بس

كل الطرق ممكن تضل مفتوحة: الواتساب والتلفون وزبون الباب والحجز الأونلاين. بس كلها لازم تنتهي بنفس التقويم.

والقاعدة اللي بتمنع أغلب التضارب: ثبّت قبل ما تأكّد. أي حدا بياخد حجز، بيكتبه على التقويم أول، وبعدين بيحكي للزبون «تمام، موعدك الساعة 5». إذا ما انكتب، ما بيكون موجود.

مدّة حقيقية لكل خدمة، ووقت فاصل

اكتب المدّة اللي بتاخدها الخدمة فعلاً، مش اللي بتتمناها. وإذا في تحضير أو تنظيف بين زبون وزبون، حطّه وقت فاصل.

الخدمة	المدّة الفعلية	وقت فاصل بعدها
قص شعر ودقن	45 دقيقة	5 دقايق
صبغة شعر	ساعتين	15 دقيقة
تنظيف أسنان	30 دقيقة	10 دقايق للتعقيم
جلسة علاج طبيعي	45 دقيقة	5 دقايق

الأرقام هون أمثلة. أحسن طريقة تعرف أرقامك: سجّل وقت كل خدمة لأسبوع، وخذ المعدّل.

وين بيروح زبون الباب؟

زبون الباب لازم ينكتب على التقويم كمان، حتى لو بعد دقيقتين من ما قعد. غير هيك، حدا ممكن يحجز أونلاين نفس الكرسي بنفس الساعة.

وإذا عندك زبائن باب كتير، خصّص كرسي أو ساعات معيّنة إلهم، وسكّرها عن الحجز الأونلاين.

مين بيعدّل شو؟

لما الكل بيعدّل، ما حدا مسؤول. اتفقوا على هيك:

• شخص واحد بكل شفت مسؤول عن التغييرات والإلغاءات.
• كل موظف بيشوف يومه، بس ما بيحرّك مواعيد غيره.
• كل محادثة واتساب إلها صاحب واحد. بواتساب بزنس فيك تستخدم التصنيفات عشان تعرف مين ماسك أي محادثة.

فحص دقيقتين آخر اليوم

قبل ما تسكّر، افتح تقويم بكرا وشوف:

1. في موعدين فوق بعض؟
2. في موظف بإجازة وعليه مواعيد؟
3. في موعد مكتوب بدون رقم تلفون؟

دقيقتين بالليل أهون من زبونين واقفين عالباب الصبح.

إذا صار تضارب رغم كل هاد

صار. اللي حجز أول بياخد الموعد. اتصل بالتاني بنفسك وقبل ما ييجي، اعتذر بوضوح، واعطيه أقرب موعد بيناسبه وأولوية بالمرة الجاية. الزبون بيسامح على الغلطة، بس ما بيسامح إنه يعرف فيها وهو واقف عالباب.

تقويم ما بيقبل حجزين بنفس الموعد

تفضّل بيجمع حجوزات الرابط والتلفون والمحل على تقويم واحد، وكل موظف بيشوف يومه. كل موعد بينحجز مرة وحدة بس: التقويم بيتأكد لحظة الحجز، فما بصير زبونين ياخدوا نفس الوقت.